B.1.3.2. Organisatiestructuur

De interne governance-vereisten zijn afgestemd op de structuur, de activiteiten en de risico’s van de groep en de daarmee verbonden bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen houden daarbij rekening met een passende structuur en organisatie voor het riskmanagement op groepsniveau en met een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden tussen alle onderdelen van de groep. De bedrijfsonderdelen dienen bij het inrichten van hun eigen governancesysteem geen afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van het bestuurlijk, beleidsbepalend of toezichthoudend orgaan van elke entiteit binnen de groep. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is zodanig dat er geen belangenverstrengeling optreedt die een potentieel risico inhoudt voor de continuïteit, vermogen/resultaat of klantbelang op de langere termijn. De volledige organisatiestructuur is vastgelegd in organogrammen.

DELA Groep
DELA Coöperatie en haar onderliggende bedrijfsonderdelen vormen tezamen de DELA Groep. De bestuurders zijn onafhankelijk en worden benoemd door de algemene vergadering op voordracht van de Raad van Commissarissen. De portefeuilleverdeling op groepsniveau is als volgt:

  • bestuursvoorzitter: strategie en algemeen beleid, innovatie en internationalisatie, P&O-beleid, compliance, en internal audit. Eerst verantwoordelijke voor de ZBO DELA Nederland;
  • bestuurder en vicevoorzitter: strategie, algemeen beleid en IT-beleid. Eerst verantwoordelijke voor de ZBO DELA België en tevens CEO van DELA België;
  • bestuurder/CFRO: strategie en algemeen beleid, financieel beleid, tax, risicomanagement, actuariaat en beleggingen. Eerst verantwoordelijke voor de ZBO DELA Vastgoed.

DELA Nederland
Bij DELA Nederland vormt het bestuur samen met vier operationele directeuren het directieteam van DELA Nederland. De bestuurders hebben binnen DELA Nederland aanvullend de volgende portefeuilles:

  • bestuursvoorzitter: communicatie en uitvaartdiensten;
  • bestuurder en vicevoorzitter: klantencentrum, facilitaire dienst en inkoop;
  • bestuurder/CFRO: finance & control, financial risk management & actuariaat en vermogensbeheer.

De operationele directeuren hebben de volgende portefeuilles:

  • directeur Coöperatie en Verzekeren (klantgerichte en procesgerichte afdelingen van verzekeren);
  • directeur Uitvaartverzorging (klantgerichte afdelingen van uitvaartverzorging);
  • directeur Informatietechnologie;
  • directeur Personeel & Organisatie.

De directeuren Coöperatie en Verzekeren, Uitvaartverzorging en Personeel & Organisatie rapporteren aan de bestuursvoorzitter en de directeur Informatietechnologie rapporteert aan de vicevoorzitter van het bestuur.

Organisatorisch gezien bestaat DELA Nederland uit DELA Natura (exclusief het Belgische bijkantoor) en DELA Uitvaartverzorging met hun onderliggende vennootschappen.

Activiteiten België
DELA België bestaat uit verzekeringsactiviteiten die zijn ondergebracht in de Nederlandse vennootschap DELA Natura en uitvaartverzorgingsactiviteiten die onderdeel zijn van Belgische vennootschappen (hoofdvennootschap is DELA Holding Belgium N.V.).

DELA België wordt geleid door de CEO van DELA België. De vicevoorzitter van het bestuur vervult de rol van CEO van DELA België. Hij leidt samen met het managementteam de bedrijfsvoering van DELA België. De CEO van DELA België is, voor wat betreft de verzekeringsactiviteiten, werkzaam binnen de entiteit DELA Enterprises NV. Het betreft een bijkantoor van de Nederlandse entiteit DELA Natura. Dit betekent dat de verzekeringsactiviteiten gevoerd worden onder de vergunning die is afgegeven door De Nederlandsche Bank (DNB) en dat, wat betreft het prudentieel toezicht, de activiteiten onder toezicht staan van DNB. Voor wat betreft het gedragstoezicht legt DELA België verantwoording af aan de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten verder: ‘FSMA’).

Activiteiten Duitsland
De marketing- en salesactiviteiten in Duitsland vinden plaats via een bijkantoor in Düsseldorf, Duitsland (artikel 2:115 Wft). Alle overige activiteiten vinden op het hoofdkantoor van DELA Natura te Eindhoven plaats. In beginsel vallen de activiteiten in Duitsland onder het beleid van DELA Nederland. Het gedragstoezicht vindt plaats door de BaFin in Duitsland.

Groepsfuncties
DELA kent een aantal groepsfuncties. Deze functies richten zich op DELA Coöperatie en haar onderliggende bedrijfsonderdelen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleggen van de groepsfuncties. De functies voor de groep zijn belegd in DELA Nederland. Het betreffen de functies van de tweede en derde lijn, zijnde de operational riskmanagement functie, de financial riskmanagementfunctie, de compliance functie, de actuariële functie en de internal auditfunctie. De tweedelijns groepsfuncties houden voor het eigen verantwoordelijkheidsgebied toezicht op de ZBO’s. De ZBO’s zijn zelf verantwoordelijk voor een inrichting die passend is voor een doeltreffend en doelmatig toezicht. Hiertoe hebben de ZBO’s functionarissen in dienst die adviseren over en zorgdragen voor de implementatie van de zaken waarop de tweedelijns functies vanuit de groep toezien. Deze functionarissen van de ZBO’s worden functioneel aangestuurd door de groepsfunctie. De ZBO’s kennen niet zelfstandig een derdelijns functie. In de onderstaande figuur is het organisatieschema opgenomen ten aanzien van de posities van de personen die sleutelfuncties vervullen.

Daarnaast kent DELA op het gebied van finance, risk en vermogensbeheer de volgende groepsfuncties:

  • financial reporting: er is een groepsfunctie voor financial reporting. Daarnaast dragen de ZBO’s zelf zorg voor het inrichten van een financial reporting functie. De financial reporting functie van een ZBO wordt functioneel aangestuurd door de groepsfunctie voor wat betreft het verzorgen van (financiële) rapportages van de ZBO die worden opgenomen in groepsrapportages (ten behoeve van het management en/of toezichthouders), het samenstellen van de (geconsolideerde) jaarrekening en begroting van de ZBO (mede ten behoeve van opname in de groepsjaarrekening en -begroting) en het toepassen van (groeps-)waarderingsgrondslagen. Hiervoor geeft Reporting Nederland instructies aan de reporting functie van ZBO’s. Uiteraard worden er ook (management)rapportages voor de ZBO’s zelf verzorgd;
  • financial accounting: er is een groepsfunctie voor financial accounting. Daarnaast dragen de ZBO’s zelf zorg voor het inrichten van een accounting functie. Deze functie is verantwoordelijk voor de (interne) administratie en het treasury proces per bedrijfsonderdeel. Het betalingsproces en autorisaties van betalingen zijn per zelfstandig bedrijfsonderdeel ingeregeld. De inrichting van het grootboek wordt door de groepsfunctie bepaald al kan het zijn dat voor wettelijke voorschriften in een bepaald land hiervan afgeweken wordt. De ZBO dient dan zorg te dragen voor een rapportage op basis van de instructies / richtlijnen van financial accounting Nederland;
  • treasury: overtollige liquide middelen (niet nodig voor normale bedrijfsuitoefening) worden centraal (i.e. DELA Nederland) beheerd op basis van het groepsbeleggingsbeleid;
  • vermogensbeheer: er is een groepsfunctie voor het beleggen van de beschikbare gelden binnen de strategische risicokaders;
  • financial riskmanagement en actuariaat: er is een groepsfunctie voor de Solvency-II werkzaamheden. Daarnaast dragen de ZBO’s zelf zorg voor het uitvoeren van de overige taken op het gebied van risicomanagement en actuariaat, zoals het bepalen van de technische voorzieningen t.b.v. de jaarrekening en tarifering van de verzekeringsproducten.

De administraties worden per ZBO uitgevoerd, tenzij deze decentrale verwerking niet kostenefficiënt is.

Governance op beleggingen
De beleggingsactiviteiten zijn voor DELA geheel in Nederland geconcentreerd. De afdeling Vermogensbeheer wordt aangestuurd door de Chief Investment Officer (CIO). De beleggingscategorie Winkels in Nederland (het directe vastgoed van DELA) wordt aangestuurd door de statutaire directie van DELA Vastgoed. De CIO en de directievoorzitter van DELA Vastgoed rapporteren aan de CFRO van de Coöperatie DELA.
De stuurgroep beleggingen is een intern orgaan waarin het bestuur van Coöperatie DELA, de CIO, de directievoorzitter van DELA Vastgoed, de manager FRMA (Financial Risk Management en Actuariaat) en de Financial Risk manager permanent zitting hebben, op ad hoc basis aangevuld met medewerkers van FRMA en/of Vermogensbeheer.

Maandelijks heeft de stuurgroep een overleg waarin alle relevante beleggingszaken worden besproken en besluiten worden voorbereid, die aan de beleggingsadviescommissie ter advies wordt voorgelegd en in de bestuursvergaderingen van DELA Coöperatie worden geaccordeerd.

DELA heeft een beleggingsadviescommissie (BAC). De BAC heeft een adviserende en toetsende rol richting het bestuur op het gebied van beleggingen. Daarnaast wordt advies gevraagd omtrent beleidsvoorstellen, beleidswijzigingen, en uitvoering van het beleid op dit gebied. Tenslotte worden significante vastgoedtransacties die de EUR 25 miljoen overschrijden ter advies voorgelegd aan de BAC. Als de BAC een advies geeft dat door het bestuur wordt afgewezen, dan dient dit door het bestuur bij de raad van commissarissen te worden gemeld. De BAC heeft ten minste eenmaal per jaar overleg met de raad van commissarissen, het bestuur, de Chief Investment Officer en de directeur van DELA Vastgoedmanagement B.V. De BAC heeft expliciet de rol van adviseur en toetst of de voorstellen consistent, compleet en deugdelijk zijn op rendement en risico. Het bestuur en de raad van commissarissen behouden hun eigen verantwoordelijkheden. De BAC is samengesteld uit minimaal drie externe leden. De leden worden benoemd door de raad van commissarissen op voordracht van het bestuur.

Het bestuur rapporteert in elke vergadering met de Raad van Commissarissen over de beleggingsresultaten en de strategische beleggingsbeslissingen. Ook legt zij het beleggingsbeleid minimaal een maal per jaar ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen. De raad toetst of de uitgevoerde beleggingsactiviteiten passen binnen het overeengekomen beleid.

Om de doelstellingen van de Coöperatie te realiseren, is het wenselijk de beleggingen op solide wijze vorm te geven. Onder solide beleggen wordt verstaan de beleggingen zodanig construeren dat de continuïteit geborgd is waarbij aan alle verplichtingen kan worden voldaan.
De uitkomsten van de Asset Liability Management (ALM) studie en de daarbij behorende strategische risicokaders (o.a. vanuit de ORSA) vormen de randvoorwaarden voor dit geactualiseerde beleggingsbeleid.

De ALM-studie wordt tenminste eenmaal per drie jaar uitgevoerd door Vermogensbeheer in samenwerking met FRMA.

De doelstellingen van beleggingen zijn: het beleggen van de beschikbare gelden binnen de strategische risicokaders teneinde een optimaal rendement te realiseren, passend bij de aard van de verzekeringsverplichtingen en de doelstelling om de kans op winstdeling aan polishouder te optimaliseren.

Bij de opbouw van de portefeuille zijn drie strategische beslisniveaus te onderscheiden:

  • de belangrijkste is de middelenverdeling over de beleggingscategorieën. De lange-termijn-verdeling van het te beleggen vermogen over de beleggingscategorieën (zoals obligaties, aandelen en vastgoed), de strategische assetmix genoemd, wordt gebaseerd op de lange termijn beleggingsvisie en getoetst door een ALM studie;
  • het tweede beslisniveau is de allocatie binnen de beleggingscategorieën. Voor elke beleggingscategorie worden de beschikbare middelen gespreid over de regio’s of segmenten binnen de betreffende categorie. Deze spreiding is gericht op optimalisatie van het rendement/risicoprofiel van de beleggingsportefeuille. De verdeling over regio’s en segmenten is gebaseerd op strategische studies die de afdeling vermogensbeheer zelf of in samenwerking met gespecialiseerde partijen uitvoert;
  • het derde beslisniveau is de selectie van de individuele titels. Op strategische niveau gaat het hier in eerste instantie om de keuze tussen actief of passief management.

Wat de gehele activaportefeuille betreft, belegt DELA alleen in activa en instrumenten waarvan de risico’s goed kunnen worden onderkend, bewaakt, beheerst, gemeten en gerapporteerd.

Groepsbeleid en beleid
Beleid dat geldt voor de gehele groep valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en is groepsbeleid. Beleid dat betrekking heeft op een ZBO valt onder de verantwoordelijkheid van het directieteam van het ZBO. Er kan groepsbeleid zijn waarvoor een groepsfunctie is benoemd. Ook kan er groepsbeleid zijn waarvoor geen groepsfunctie is benoemd. Groepsbeleid omschrijft in elk geval de doelstelling van het beleid en op welke wijze de ZBO’s deze doelstelling van het beleid dienen te borgen. De directieteams van de ZBO’s stellen binnen deze kaders een eigen beleid op. Als groepsbeleid (buiten de beleidsstukken van de tweede en derde lijn) zijn aangemerkt:

  • Merkenbeleid
  • IT-beleid
  • Beloningsbeleid
  • Securitybeleid (informatiebeveiliging en BCM)
  • Privacy beleid
  • Kapitaalmanagementbeleid
  • Beleggingsbeleid
  • Datamanagementbeleid
  • ORSA-beleid
  • ALM-beleid
  • Risicomanagement-beleid.